KEY POINTS
このシステムのポイント
- 予防保全・定期点検スケジュールに必要な情報と作業を一か所に集約
- 誰が・何を・いつまでに行うかを明確化
- 自動化、レポート、将来の拡張につながる保守しやすい設計
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保守業務
予防保全・定期点検スケジュール
点検、定期保守、部品、担当者、停止時間、保守履歴を計画的に管理します。まずは効果を確かめやすい範囲から始め、実際の使われ方に合わせて改善・拡張していきます。
CHALLENGES
よくある課題
- 必要な情報がExcel、メール、チャット、会議、個人の知識に分散している。
- 「予定・人員調整」「進捗の見えにくさ」「業務負荷の偏り」といった課題が重なり、対応状況や優先順位を把握しにくい。
- 確認、転記、催促、集計に時間がかかり、本来取り組むべき業務に集中できない。
CAPABILITIES
主な機能と設計範囲
画面上の機能だけでなく、日々の業務が無理なく回るところまで設計します。
業務情報・作業の一元管理
予防保全・定期点検スケジュールに必要な情報、ファイル、履歴、対応を一つの画面で扱えるようにします。
- 業務に合わせて項目、状態、担当、関連情報を設定
- 役割や担当ごとに必要な情報だけを表示
- コメント、添付ファイル、変更履歴、監査ログを保存
業務フロー・自動化・統制
繰り返し発生する引き継ぎを、ルール、通知、承認、確認、例外対応として仕組み化します。
- 条件に応じた担当割当、承認、期限、エスカレーション
- リマインド、要約、定型文書、フォローアップの自動化
- 費用やリスクの高い判断は人が確認して進められる設計
見える化・連携・継続改善
既存サービスと連携し、業務の状況や成果を継続的に改善できるようにします。
- ダッシュボード、通知、レポート、例外監視
- API、Webhook、データ取込、埋め込み画面による連携
- 権限設計、運用監視、改善バックログの管理
主な利用者
導入時に整理すること
- どのデータを正とするか、既存データをどう整理・移行するか
- 利用者ごとの権限、監査、個人情報、データ保持、運用リスクの確認
- リリース後の運用担当、監視、問い合わせ対応、教育、継続的な改善方法
SOLUTION ARCHITECTURE
システム構成の考え方
最適な構成は要件によって異なります。利用画面だけでなく、データ管理、外部連携、セキュリティ、リリース後の運用まで見据えて設計します。
利用者向け画面
役割や利用場面に合ったWeb、モバイル、ポータル画面を用意します。独立したアプリとして開発することも、現在お使いのサービス内に組み込むこともできます。
業務フロー・ルール
状態、担当、承認、期限、例外時の対応を管理します。運用変更のたびに大きな改修が不要になるよう、設定で調整できる範囲を設けます。
業務データモデル
正式な記録、関連情報、ファイル、イベント、履歴を保持します。検索、レポート、監査、データ移行、将来の拡張を見据えて設計します。
外部連携・自動化
API、Webhook、定期同期、データ取込、通知などで既存サービスとつなぎます。重要な連携には、再実行、監視、エラー通知、データの突き合わせも用意します。
セキュリティ・運用
安全に利用でき、リリース後も安定して運用できる状態を整えます。SSO、権限、監査ログ、バックアップ、監視、リリース、保守体制まで設計します。
BUILD APPROACH
ゼロからつくるだけではありません
すべてを新規開発するとは限りません。既存サービスも活用しながら、開発期間、柔軟性、運用負荷のバランスがよい方法を選びます。
専用システムとして開発
業務に合わせた画面、業務フロー、データ管理、管理機能を持つシステムとして構築します。
向いているケース既存サービスでは対応しにくい独自業務や、顧客向けの使いやすさで差別化したい場合。
既存プラットフォームを拡張
Salesforce、Zendesk、Microsoft Power Platform、Shopify、Microsoft Teamsなどを設定・拡張して実現します。
向いているケースすでに利用しているサービスを活かし、導入期間や運用変更を抑えたい場合。
専用機能と既存サービスを組み合わせる
既存サービスを残しながら、専用ポータル、ワークフロー、自動化、共通データ基盤を追加します。
向いているケース複数サービスや複数部門をまたぐ業務で、利用者体験を一つにまとめたい場合。
PLATFORM INTEGRATIONS
今あるサービスを活かして、つなぐ・広げる
以下は連携先や開発基盤の一例です。現在お使いのサービスと業務要件を確認し、必要なものだけを組み合わせます。
Microsoft 365 / SharePoint
Microsoft 365 / SharePointとAPI、Webhook、埋め込み画面などで連携し、予防保全・定期点検スケジュールに必要な情報や処理をつなげます。
Google Workspace
Google WorkspaceとAPI、Webhook、埋め込み画面などで連携し、予防保全・定期点検スケジュールに必要な情報や処理をつなげます。
Microsoft Power Platform
Microsoft Power PlatformとAPI、Webhook、埋め込み画面などで連携し、予防保全・定期点検スケジュールに必要な情報や処理をつなげます。
Microsoft Azure
Microsoft AzureとAPI、Webhook、埋め込み画面などで連携し、予防保全・定期点検スケジュールに必要な情報や処理をつなげます。
AWS
AWSとAPI、Webhook、埋め込み画面などで連携し、予防保全・定期点検スケジュールに必要な情報や処理をつなげます。
Google Cloud
Google CloudとAPI、Webhook、埋め込み画面などで連携し、予防保全・定期点検スケジュールに必要な情報や処理をつなげます。
Microsoft Teams
Microsoft TeamsとAPI、Webhook、埋め込み画面などで連携し、予防保全・定期点検スケジュールに必要な情報や処理をつなげます。
Google Maps / Mapbox
Google Maps / MapboxとAPI、Webhook、埋め込み画面などで連携し、予防保全・定期点検スケジュールに必要な情報や処理をつなげます。
Twilio
TwilioとAPI、Webhook、埋め込み画面などで連携し、予防保全・定期点検スケジュールに必要な情報や処理をつなげます。
USE CASES
利用シーン
- 現場・フィールドサービスが、日々の作業や例外対応を一つの画面で確認・更新する。
- 業務・オペレーションが、個別に報告を求めなくても、優先順位、担当、進捗、実績を把握する。
- 部門をまたぐ引き継ぎをスムーズにし、判断の経緯や対応履歴を残す。
CORE MODULES
基本モジュール
予防保全・定期点検スケジュールワークスペース
予約・スケジュール・ルール管理
役割別ポータル・検索・ダッシュボード・レポート
管理設定・権限・連携設定・監査
WORKFLOW
基本的な業務の流れ
- 01
フォーム、データ取込、外部サービスとの連携などから、必要な情報を受け付けます。
- 02
内容、状況、優先度に応じて、適切な担当者や次の工程へ振り分けます。
- 03
対応、確認、承認、例外処理を、履歴を残しながら進めます。
- 04
蓄積したデータと利用者の声をもとに、業務の進め方を見直します。
OUTCOMES
期待できる効果
- 手作業の調整、転記、状況確認を削減
- 担当と進捗が見えることで、判断と対応を迅速化
- 報告、監査、改善に使える信頼性の高い業務データを蓄積
- 必要範囲から始め、業務の成熟に合わせて拡張
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